외국회사 컴플레인, 분쟁 대응하는 사과 영어 표현 단계별 예시 메일

 

 

어제는 컴플레인 하는 입장에서 어떻게 메일을 써야하는지 단계별로 알려드렸고 오늘은 그런 컴플레인을 받았을때 사과하거나 대응하는 표현을 알려드리려고 합니다.

 

마찬가지로 단계별로 알려드립니다. 

 

[1단계 - 가장 약한 단계의 컴플레인 대응 표현]

 

Thank you for bringing this to our attention.
예시: Thank you for bringing this to our attention. We'll look into it right away.

We appreciate your feedback.
예시: We appreciate your feedback and will use it to improve our services.

I apologize for the inconvenience.
예시: I apologize for the inconvenience you've faced. We'll make sure it doesn't happen again.

We value your business and take your concerns seriously.
예시: We value your business with us and take your concerns seriously. Rest assured, we'll address this issue.

Please allow us some time to investigate this matter.
예시: Thank you for your patience. Please allow us some time to investigate this matter thoroughly.

I understand your concern.
예시: I understand your concern, and I assure you that we'll find a solution soon.

Your satisfaction is our priority.
예시: Your satisfaction is our priority. We'll do our best to resolve the situation.

We're sorry for any confusion caused.
예시: We're sorry for any confusion caused, and we'll clarify the matter promptly.

Let's discuss how we can make this right for you.
예시: Let's discuss how we can make this right for you. We're open to suggestions.

We'll ensure that such issues are prevented in the future.
예시: We take note of your feedback and will ensure that such issues are prevented in the future.

 

이러한 표현들은 상대방의 컴플레인에 대해 이해하고 있으며, 적절히 대응하려는 의지를 표현합니다. 

가벼운 컴플레인을 받았을 때 이러한 문장들을 사용하면 상대방에게 신뢰와 안정감을 줄 수 있습니다.

 

 

[예시 - 기한 안에 납기를 못한 상황에서 상대방의 약한 컴플레인에 답변하는 내용]

 

 

Subject: Response to Your Concerns Regarding Delivery Delay

Dear [상대방 이름 or Buyer's Company Name],

First and foremost, thank you for bringing this to our attention. I completely understand your concern 

regarding the delay in delivery.

I sincerely apologize for the inconvenience this has caused. While we always strive to maintain our delivery 

commitments, we encountered some unforeseen challenges that impacted our production schedule. 

Your satisfaction is our priority, and we deeply regret that we couldn't meet the initial timeline.

Please allow us some time to rectify the situation. We're taking all necessary measures to expedite the 

production process and ensure that the order reaches you at the earliest. I assure you that we'll do our best to 

minimize any further delays.

We value your business and take your concerns seriously. Let's discuss how we can make this right for you. 

If there are any specific measures or compensations you'd like us to consider, please do let us know.

Thank you for your patience and understanding. We'll ensure that such issues are prevented in the future and 

look forward to continuing our successful collaboration.

Warm regards,

[당신의 이름]

 

 

 

[2단계 - 중간단계의 항의와 컴플레인에 대응하는 표현]

 

We deeply regret the oversight.
예시: We deeply regret the oversight and understand the inconvenience it has caused.

This isn't the standard we aim for.
예시: This isn't the standard we aim for, and we sincerely apologize for falling short.

Please accept our sincerest apologies for this mishap.
예시: Please accept our sincerest apologies for this mishap. We're taking steps to prevent such occurrences in the future.

I understand your frustration and share your concern.
예시: I understand your frustration and share your concern. We'll work diligently to address the issue.

It's clear that we've let you down, and for that, we are truly sorry.
예시: It's clear that we've let you down with our service, and for that, we are truly sorry.

This incident is not reflective of our usual standards.
예시: This incident is not reflective of our usual standards, and we'll ensure that such lapses do not recur.

We take full responsibility for the mistake.
예시: We take full responsibility for the mistake and will make amends as necessary.

Your grievance is legitimate, and we're treating it with the utmost seriousness.
예시: Your grievance is legitimate, and we're treating it with the utmost seriousness to find a solution.

Rest assured, we're taking corrective measures to address this issue.
예시: Rest assured, we're taking corrective measures to address this issue and prevent its recurrence.

We'll work relentlessly to regain your trust.
예시: We understand the gravity of the situation and will work relentlessly to regain your trust.

이러한 표현들은 상대방의 중간 정도의 컴플레인을 대응하며, 문제의 심각성을 인식하고 있음을 보여주기 위한 것입니다.

 

 

 

[예시 - 대금 지급기한을 3개월 이상 지연시킨 것에 대해 상대회사가 강하게 컴플레인 한 상황, 그에 대해 대응하는 내용]

 

Subject: Response to Your Concerns Regarding Payment Delays

Dear [상대방 이름 or Seller's Company Name],

Firstly, I want to acknowledge the receipt of your email expressing your concerns regarding the delayed 

payment. It's clear that we've let you down, and for that, we are truly sorry.

Please accept our sincerest apologies for this mishap. This incident is not reflective of our usual standards, 

and we deeply regret the oversight. I understand your frustration and share your concern, especially given the 

repeated delays and broken promises.

We take full responsibility for the mistake and the subsequent delays. The challenges we faced internally led to 

this unfortunate delay, but we realize that it should not have impacted our obligations to you.

Rest assured, we're taking corrective measures to address this issue promptly. We have escalated the matter 

to our finance department and are ensuring that the pending payment is processed at the earliest.

Your grievance is legitimate, and we're treating it with the utmost seriousness. We value our business 

relationship and will work relentlessly to regain your trust. Moving forward, we are committed to preventing 

such lapses and ensuring timely payments as stipulated in our agreement.

Thank you for your patience and understanding during this period. We truly value your partnership and look 

forward to rectifying this situation soon.

Warm regards,

[당신의 이름]

 

 

 

[3단계 - 분쟁과 소송직전에 매우 강력한 항의와 컴플레인을 들었을때 대응하는 표현] 

 

We deeply regret that things have escalated to this point.
예시: We deeply regret that things have escalated to this point, and we sincerely apologize for the distress caused.

It was never our intention to cause such inconvenience or damage.
예시: It was never our intention to cause such inconvenience or damage, and we truly apologize for the oversight.

We understand the gravity of this situation and are taking immediate action.
예시: We understand the gravity of this situation, and I assure you we are taking immediate action to rectify it.

We acknowledge our shortcomings and are committed to resolving the matter urgently.
예시: We acknowledge our shortcomings in this situation and are committed to resolving the matter urgently and fairly.

We are ready to discuss and find an amicable solution to avoid further escalation.
예시: Before matters get any worse, we are ready to discuss and find an amicable solution.

Our legal team is fully informed, and we are willing to cooperate fully to reach a resolution.
예시: Our legal team is fully informed about the current situation, and we are willing to cooperate fully to reach

a resolution.

We sincerely hope we can find a way forward without resorting to legal proceedings.
예시: We sincerely hope we can find a way forward without resorting to legal proceedings and further straining our business relationship.

We value our long-standing partnership and would like to ensure its preservation.
예시: We value our long-standing partnership and would like to take every possible measure to ensure its preservation.

Please let us know your available time slots for a face-to-face meeting or a conference call to address the concerns directly.
예시: We believe direct communication can help. Please let us know your available time slots for a 

face-to-face meeting or a conference call.

Your concerns are of utmost importance, and we will take every possible step to ensure this doesn't happen 

again in the future.
예시: Your concerns are of utmost importance to us, and I assure you we will take every possible step to ensure

this doesn't recur.

이러한 표현들은 매우 심각한 상황에서의 컴플레인을 대응하며, 문제의 심각성을 인식하고 있음을 보여주기 위한 것입니다.

 

[예시 - 제품 하자 문제로 우리에게 소송직전에 마지막 경고 항의 메일을 보낸 회사에게 보내는 메일, 을의 입장에서 사과하고 양해를 구하는 메일]

 

Subject: Response to Concerns Regarding Product Quality

Dear [상대방 이름 or Buyer's Company Name],

We have received your recent communication expressing strong concerns about the alleged product defects 

and the subsequent threat of legal action. First and foremost, we deeply regret that things have escalated to 

this point.

It was never our intention to cause any inconvenience or damage, and we truly apologize for any distress our 

products may have caused you, regardless of where the fault may lie. We understand the gravity of this 

situation and want to assure you that we are taking your concerns very seriously.

While we believe that the products delivered were up to our standard quality, we acknowledge our responsibility

to address your concerns urgently. We value our long-standing partnership and would like to ensure its

preservation. We sincerely hope we can find a way forward without resorting to legal proceedings.

We are ready to discuss and find an amicable solution to this situation. Our intention is to maintain the trust

and partnership we have built over the years. A face-to-face meeting or a conference call might be beneficial

for both parties. Please let us know your available time slots so we can address the concerns directly.

Your concerns are of utmost importance to us, and we will take every possible step to ensure a mutual 

understanding and resolution. We remain committed to providing you with the highest quality products and 

services, and we hope to move past this unfortunate situation together.

Warm regards,

[당신의 이름]